Начальный этап
Интегрированное бизнес-планирование (Integrated Business Planning, IBP) сегодня – одна из самых актуальных тем для обсуждения среди предпринимателей. Этот процесс активно внедряется во всех отраслях бизнеса в нашей стране и за рубежом.
Что же представляет собой IBP? Первые источники в интернете предложили мне следующие определения:
- IBP – это концепция управления компанией, которая описывает и воплощает процесс по переводу бизнес-целей в чёткий кросс-функциональный план деятельности.
- IBP – это система сквозного планирования, объединяющая планы всех функциональных блоков компании: маркетинг, продажи, производство, транспорт, логистика, финансы и другие.
При таких общих определениях остаётся открытым вопрос: зачем нужен процесс IBP и что конкретно делать для его успешного внедрения?
На самом деле каждая компания понимает и видит IBP немного по-своему в зависимости от особенностей отрасли, зрелости процессов в отдельной компании и готовности руководства и сотрудников вкладывать ресурсы в развитие в этом направлении. Как правило, основное стремление компании при внедрении IBP – иметь систему, которая поможет повышать прозрачность данных, получать информацию о промежуточных результатах компании быстро, желательно в режиме реального времени, а также максимально эффективно автоматизировать и оптимизировать все основные процессы планирования.
Поскольку я работаю в крупной международной фармацевтической компании в планировании спроса, то моя статья будет сконцентрирована на внедрении IBP в части планирования спроса в объёмах, а также на основных выводах, сделанных в результате внедрения.
Принято считать, что фармацевтическая отрасль бизнеса более медленная и консервативная, чем другие, например, FMCG. Фармкомпании не так охотно принимают и применяют новые процессы, но именно эта сфера обладает колоссальным потенциалом для развития и роста при внедрении изменений. К тому же общие мировые тенденции и стремление к ускорению не дают нам возможности не меняться.
Внедрение IBP – это, прежде всего, про перемены. Что же касается фармы – это не только и не столько внедрение технологических решений и систем, сколько интеграция данных, изменение процессов и менталитета людей. Это решение поможет компаниям сохранить себя на рынке в определённый момент, когда процессы ещё больше ускорятся, и в выигрыше останутся те игроки, которые первыми применят процессы IBP, так как следующий шаг на пути изменений будет ещё более интересным и сложным (назовём этот этап условно эрой после IBP).
Всё начинается с принятия решения руководителями компании внедрять IBP и выбора дизайна процесса и системы с учётом возможностей и особенностей компании. Если на этом этапе будет сделан неправильный выбор, это повлияет на все дальнейшие шаги и работу компании.
Внедрение IBP – это изменение, которое должно идти сверху, от топ-менеджмента. Это процесс не может полноценно продвигаться рядовыми сотрудниками снизу. Важно включить в проектную команду представителей всех основных функций, которые будут участвовать в планировании спроса, и впоследствии эти сотрудники смогут стать амбассадорами новой системы и нового процесса. При этом воля и решимость руководства довести дело до конца будут играть ключевую роль в успехе этого масштабного проекта.
Процессы
Если компания глобальная и работает на международном рынке, то важно выбрать такой глобальный процесс IBP, который позволит, с одной стороны, внедрить оптимальную схему для всех стран и подразделений, но при этом оставит возможность для отдельных рынков внедрять планирование в соответствии с их локальной спецификой.
Для компании важно, чтобы была возможность сравнивать рынки с разной конфигурацией и зрелостью процессов по единым метрикам и стандартам. При этом не менее важно давать рынкам некоторую свободу и вариативность в выборе методики расчётов в зависимости от их конкретных особенностей. Важно найти баланс между единым глобальным подходом и локальными нюансами, а лучше максимально интегрировать локальные процессы в единый глобальный подход.
При выборе глобального технологического решения для компании выигрышной будет ориентировка на более развитые рынки в плане планирования спроса. В данный момент для фармкомпаний во всём мире основным вызовом является переход от планирования первичных продаж (продажи от компании прямым клиентам) ко вторичным (продажи от прямых клиентов фармкомпании их клиентам) и даже третичным (продажи конечным потребителям).
С уверенностью могу заявить, что российские подразделения фармкомпаний сейчас являются пионерами в переходе на планирование третичных продаж, и за ними постепенно последуют другие страны.. Основным толчком для развития планирования спроса в этом направлении в России послужило внедрение сериализации и накопление достаточных исторических данных в системе Мониторинга движения лекарственных препаратов (МДЛП). Для российских фармкомпаний важно максимально эффективно использовать возможность, которую даёт МДЛП. Для этого необходимо, чтобы выбранная глобальная система IBP изначально имела техническую возможность планировать на уровне не только первичных продаж, но также вторичных и третичных.
Ключевым в успехе планирования является чёткая методология, описывающая, каким образом прогноз спроса формируется и из каких составных частей он состоит. Во многих компаниях я сталкивалась с тем, что в рамках одной корпорации сотрудники могли называть одним и тем же определением разные понятия. Или разными определениями — одно и то же понятие в прогнозировании.
Важно, чтобы в компании все сотрудники научились разговаривать на одном языке, с этим может помочь создание общего глоссария. Как минимум стоит выделить два направления: неограниченный прогноз – для заводов, ограниченный прогноз – для отражения финансовых обязательств.
Также в зависимости от специфики компании можно отдельно определить блоки для планирования новинок, тендеров или образцов, чтобы иметь техническую возможность проанализировать их отдельно от регулярных препаратов на глобальном уровне по всем рынкам. Уровень детализации и этапы планирования спроса будут зависеть от дизайна процесса и системы, которые согласует руководство компании.
Одна из основных целей внедрения IBP – получение единого плана для всей компании, понимание аспектов формирования прогноза, вычислений и выявление слабых мест, то есть основных сложностей компании. Подчеркиваю, что внедрение только системного решения без изменения самих процессов внутри предприятия не принесёт желаемого результата.
Вы не просто используете технический инструмент для планирования, вы меняете подходы к работе и мировоззрение людей, поэтому изменениям в процессах необходимо будет уделить не меньше внимания, чем внедрению самой системы.
Система
Что должна давать система IBP прежде всего?
Первое – это скорость. Система должна дать сотрудникам возможность работать в ней напрямую, без необходимости ведения планирования в отдельном файле с последующим ручным копированием и загрузкой прогнозов в отдельную систему. Такой подход снизит количество ручных ошибок и уменьшит объём работы, которую можно и нужно автоматизировать.
Использование системы в виде надстройки в Excel позволит сотрудникам легче адаптироваться и при необходимости интегрировать данные напрямую в локальные дашборды и отчёты. В идеале обновление системы должно происходить в режиме онлайн, возможны вариации по отдельным ключевым параметрам, они могут обновляться раз в день (например, информация по поставкам) или реже (например, цены).
К обновлению данных в системе в режиме реального времени компании нужно будет привыкнуть. Важно поддерживать сотрудников и объяснять, что это нормально, когда цифры в системе постоянно немного изменяются. Из преимуществ: при такой скорости обновления данных в системе ошибки видны сразу, и есть возможность их незамедлительно устранить, особенно это ценно на стадии освоения IBP, когда данные ещё не полностью валидированы.
Второе – это целостность данных. Это наиболее критичный вопрос при внедрении системы IBP. Поскольку система IBP для планирования спроса – комплексное решение, как правило, интегрированное с другими системами (например, с системами планирования поставок или с хранилищами мастер-данных), то возможны сбои или неожиданные открытия.
Если для планирования спроса важно, чтобы заводы корректно отражали в системе информацию по поставкам, специалисты должны быть в курсе, что с введением IBP требования к качеству их работы могут повыситься. Важно заранее провести обучение не только для сотрудников, которые участвуют в процессе внедрения IBP, но и для тех, чья деятельность может сильно повлиять на результаты планирования.
Если к системе IBP технически невозможно подключить 100% производственных площадок, стоит продумать решение при работе с исключениями. На глобальном уровне эти исключения не будут заметны, но для отдельных рынков могут быть критичными, поэтому важно предусмотреть, как такие случаи лучше отражать в системе.
Третье – возможность автоматизации прогнозирования. Использование статистических методов сейчас крайне актуально для успешного прогнозирования, в том числе и в фармацевтической отрасли. Желательно, чтобы в вашей системе IBP была заложена возможность автоматического прогнозирования либо была возможность интеграции с внешними инструментами статистического прогнозирования.
С учётом специфики фармацевтической отрасли, если у вас будет возможность автоматизации прогноза на всех трёх уровнях в системе, потенциально у вас будет больше возможностей перестроить свой подход к прогнозированию с данными МДЛП.
Основная цель прогнозирования спроса в объёмах в системе IBP – последующая передача этих объёмов для целей финансового планирования. Для ежедневного мониторинга финансовых результатов желательно предусмотреть в IBP возможность монетизации. Таким образом, изменяя прогноз в объёмах, вы сможете видеть и анализировать предварительные результаты в денежном эквиваленте.
Если в компании модули IBP для логистического и финансового планирования являются разными системами, важно чётко установить порядок интеграции между ними и скоординировать действия сотрудников группы планирования спроса и финансового отдела.
Люди
При внедрении процесса IBP постепенно должна произойти перестройка менталитета сотрудников – пока они будут привыкать к работе в новых условиях, в новой системе, в новом качестве. Для снижения уровня сопротивления важно информировать сотрудников о грядущих переменах заранее, объяснять, зачем внедряется данный процесс, не жалеть на это времени и делать упор на выигрыш, который в результате получит вся компания.
Важна поддержка и заинтересованность топ-менеджмента компании. Как было ранее сказано, введение IBP инициируется и продвигается сверху, поскольку речь идёт о стратегическом развитии компании.
Поскольку IBP – это кросс-функциональное планирование, распределение ролей между командами по планированию спроса, маркетингу, продажам и другими отделами может существенно поменяться. Как правило, в системе IBP появляются новые участники от коммерческой функции с новыми ролями в системе.
Обязанности коммерческого специалиста по планированию в IBP могут выполнять как маркетологи, так и сотрудники отдела продаж в зависимости от выбранного дизайна процесса. При таком подходе происходит усиление роли коммерческой команды в планировании и повышение их ответственности за ввод цифр и параметров прогноза в систему.
При таком перераспределении ролей особое внимание необходимо уделить обучению локального персонала. Если ваша глобальная проектная команда предоставляет готовые обучающие материалы, их обязательно нужно адаптировать под локальных сотрудников:
- осуществить перевод на русский язык,
- выбрать только необходимую информацию без углубления в детали,
- расставить важные акценты, на которые вы хотите обратить внимание коллег.
Будьте готовы к тому, что в первые месяцы после внедрения будут возникать ошибки, особенно если в системе сразу начинает работать большое количество человек. Важно быть готовым не только потратить время на устранение ошибок, но и скорректировать сам процесс внесения прогнозов в систему. В таких ситуациях нужно исправить данные в системе, наладить процесс и обучение сотрудников таким образом, чтобы ошибки в дальнейшем не повторялись.
После внедрения IBP
После внедрения новой системы и процесса IBP начинается новая стадия постоянного совершенствования. Конечно, в период освоения могут возникать определённые сложности, связанные как с системой, так и с процессами, но все эти трудности преодолимы.
Важно уделять время обучению и мотивации персонала, поддерживать контакт с технической группой по работе с системой и при необходимости вносить корректировки в процессы планирования. Помните, что стратегически внедрение IBP принесёт преимущества компании: у вас будут интегрированная система и обученный персонал, налаженные и автоматизированные процессы. Ваша компания подготовится к следующему этапу – той самой эре после IBP с ещё большим уровнем использования ИИ, ещё более высокими скоростями и новыми подходами к прогнозированию спроса в режиме реального времени.
Источник – Сборник GDP Review 6 — VII Конференции «Логистика лекарственных средств»
